Новый офис – разорение или прибыль?

Рано или поздно любой успешный бизнес «вырастает» из своего офиса. Рост масштаба, поглощение конкурентов, превращение в сетевую структуру в пределах крупного города, экспансия в регионы – все это требует расширения штата, офисных площадей и открытия новых офисов. Но собственника бизнеса или руководителя компании перспектива открытия новых офисов, как правило, не радует – слишком много проблем и рисков с этим сопряжено.

Самым опасным риском руководителю представляется потеря контроля над деятельностью сотрудников. Ведь он привык лично контролировать исполнение всех процессов, по возможности мониторить работу в режиме реального времени. Сделать это в двух офисах крайне затруднительно, а в нескольких, тем более разбросанных по разным городам, – физически невозможно.

В ряду первостепенных задач стоит и необходимость оснащения офиса телефонной связью. А значит, предстоит подключиться к городской сети, получить новые номера, довести их до сведения клиентов, приобрести мини-АТС и телефонные аппараты для каждого сотрудника. Но что делать с этим оборудованием, если офис окажется неуспешным и его придется закрыть? Как управлять потоком звонков от клиентов? Как быстро обучить сотрудников новых региональных офисов, передав им знания и опыт, накопленные за время существования компании? Как найти заслуживающих доверия управляющих для новых филиалов? И главное – как наладить постоянный четкий контроль над работой удаленных офисов?

Обдумывая все эти вопросы, собственник или руководитель компании нередко откладывает расширение, теряя новые возможности, или приобретает более дорогой и большой офис, чтобы все сотрудники по-прежнему оставались в поле зрения. Или же тратит огромные усилия на поиск управляющих региональными филиалами

До недавнего времени иных путей решения описанных проблем не существовало. Виртуальная АТС (ВАТС) «Манго-Офис» открывает альтернативный способ их решения.

Все в одном пространстве

Для того чтобы все сотрудники компании работали по единым бизнес-правилам, обменивались лучшим опытом и не допускали проволочек, их не обязательно размещать в одном офисе. Единая рабочая среда современной компании – это среда, в которой все сотрудники равно доступны для руководителя и друг для друга, независимо от местонахождения. Сформировать ее позволяет ВАТС «Манго-Офис». Все приложения виртуальной АТС размещены в «облаке» – на площадке провайдера, а подключение каждого рабочего места ко всем сервисам производится через Интернет. Поэтому сотрудники, независимо от того, где они находятся, работают в едином информационном пространстве. Вызовы автоматически перенаправляются сотрудникам с нужной компетенцией и опытом. В связке с ВАТС можно использовать CRM «Манго-Офис» (систему управления взаимоотношениями с клиентами), а также ЦОВ «Манго-Офис» (центр обработки вызовов, позволяющий в режиме реального времени управлять потоками входящих вызовов, загрузкой сотрудников и прочим).

Теперь территориальная распределенность офисов компании не только не является препятствием для успешного ведения бизнеса, но и позволяет извлечь новые выгоды.

Выгоды для бизнеса

Главная выгода – постоянный контроль над деятельностью сотрудников в каждом офисе. Каждое действие каждого сотрудника по работе с клиентами или продавца фиксируется, поэтому руководитель может видеть посекундную картину работы отдельных сотрудников, рабочих групп, офисов и компании в целом. Можно получать данные о работе подчиненных как в режиме реального времени, так и в виде аналитических отчетов в любых разрезах, с любой степенью детализации, за любой период, можно выборочно прослушать записи любых разговоров сотрудников с клиентами. Руководитель мониторит работу компании постоянно, на основе объективных данных – а значит, полностью контролирует ситуацию. При этом сам он может физически находиться в любой географической точке.

Работая в среде ВАТС, можно удлинить продолжительность рабочего дня офисов без изменения графика работы персонала – за счет налаживания процесса согласованной работы офисов в разных часовых поясах. Например, сотрудники челябинского офиса, завершив рабочий день, передают вахту общения с клиентами коллегам из Москвы. При этом для клиентов эти сотрудники – единая команда компании. Их работа организуется по единым правилам, настроенным в ЦОВ и CRM, поэтому клиенты из разных городов гарантированно получают одинаковый уровень сервиса.

В виде настроенных бизнес-правил взаимодействия с клиентами ВАТС фиксирует и транслирует на все филиалы опыт, который накапливался и фильтровался сотрудниками за все время существования компании. Лучшие практики работы с клиентами быстро распространяются на всю компанию. Фактически ВАТС является инструментом повышения профессионального уровня, который доступен специалистам всех филиалов.

В зависимости от потребностей бизнеса можно объединять сотрудников из разных офисов в рабочие группы (например, продавцов или инженеров техподдержки) исходя из их профессиональных качеств и логики бизнес-процессов, но невзирая на их географическое положение. Так, например, ВАТС позволяет создать единый круглосуточный центр поддержки, услуги которого будут в равной степени доступны клиентам из любых населенных пунктов.

Заказчикам такая организация работы тоже придется по душе: они могут обратиться в компанию в любое удобное время и получить максимально качественный сервис. Позвонить клиент может либо по городскому номеру, либо по бесплатному номеру 8-800. В любом случае звонок будет переадресован тому сотруднику, который в данный момент может обслужить клиента лучшим образом.

Подключиться к ВАТС «Манго-Офис» можно в несколько кликов. Уже через несколько минут компания получает единое информационное пространство, в котором все бизнес-процессы, механизмы контроля и инструменты продуктивного рабочего места глобальны и независимы от местоположения сотрудников. Благодаря этому расширение организации не вносит в ее работу никакого диссонанса и новых рисков, а обеспечивает новые возможности для бизнеса.

Как приобрести виртуальную АТС «Манго-Офис» в Челябинске:

Челябинск, пр. Ленина, 26а, оф. 705 (ДЦ «Видгоф»);
тел.: 8-800-55555-22, +7 (351) 799-54-44;
Mango-office.ru.