Выездные специалисты, надомные работники, частые командировки – все это знакомо многим предпринимателям. Как обеспечить сотрудникам мобильность и не потерять контроль? Как предоставить им единое пространство для коммуникаций? Наконец, как повысить имидж компании, не снимая большого офиса? На все эти вопросы дают ответ сервисы облачной телефонии.
Какая связь самая мобильная?
Можно ли с помощью мобильных телефонов организовать корпоративную связь? Можно. Однако такой способ будет не очень рациональным для предприятия, ведь платить даже за внутренние вызовы придется по тарифам мобильных операторов. Но даже более важно то, что при такой схеме будет не очень удобно выстраивать внешние коммуникации.
Какой номер для связи указать на сайте? Какие из номеров давать в рекламных материалах? Стоит отметить, что компании, которые оставляют для связи номер мобильного телефона, как правило, вызывают меньше доверия, чем те, которые указывают городской номер или номер в коде 8-800.
Конечно, можно использовать стационарный телефон для сотрудников, которые находятся в офисе, а связь с разъездными специалистами осуществлять через секретаря. Однако в таком случае, во-первых, возникает необходимость в секретаре, а во-вторых, пропускная способность такой связи будет невысокой. Ведь секретарь должен будет сначала ответить звонящему, затем найти в телефонной книге номер нужного сотрудника и только потом перевести звонок на него.
Ситуация усугубится, если сотрудники часть времени проводят в офисе, а часть – на выездах. Тогда секретарю надо будет сначала позвонить на офисный телефон (для более экономичной связи), убедиться, что тот не отвечает, и только потом перезвонить на мобильный. А если клиенту нужен не какой-то определенный сотрудник, а, например, один из четырех квалифицированных инженеров, часть из которых может быть на выезде? Нагрузка на секретаря повысится, а время ожидания на линии заметно возрастет.
Мобильные сотрудники, мобильные клиенты
Гораздо лучше было бы организовать единое коммуникационное пространство для всех специалистов. Чтобы позвонившего – будь то клиент или коллега – вообще не заботил вопрос о том, где в данный момент находится нужный сотрудник и каким устройством связи он пользуется. Такая возможность существует, и предоставляют ее виртуальные АТС (или ВАТС).
Технически ВАТС находится в «облаке», то есть работает на оборудовании провайдера услуги, которое обычно располагается в центрах обработки данных. В качестве внешнего к ВАТС можно подключить как многоканальный городской номер, так и номер 8-800. Кстати, использование 8-800 обеспечит не только мобильность бизнеса, но и мобильность клиентов – ведь они смогут бесплатно позвонить в компанию из любого региона России.
Облако изнутри
Как же устроено облако и за счет чего оно позволяет достичь той самой мобильности? Прежде всего для каждого сотрудника компании в ВАТС можно указать несколько контактов. Это могут быть обычные городские номера, номера мобильных телефонов либо учетные записи SIP и даже Skype. Также указывается, куда и в какой последовательности должны приходить вызовы, сколько нужно ждать ответа в каждом случае. Кроме того, для всех сотрудников можно назначить короткие внутренние номера.
И – вот она, желаемая мобильность! Для связи с коллегами достаточно набрать короткий внутренний номер – и звонок поступит на нужный телефон. Если сотрудники бывают на выездах, поможет, например, следующий алгоритм: сначала звонок поступает на SIP-телефон, установленный в офисе, а если ответа нет в течение 10 секунд или телефон не зарегистрирован в сети – вызов переводится на мобильный.
Кстати, наличие секретаря в случае использования ВАТС совсем не обязательно. Легко настраиваемое голосовое меню и возможность объединять сотрудников в группы позволит автоматически переводить внешние звонки в нужный отдел. К тому же наличие голосового меню вызовет у клиента дополнительное доверие и повысит в его глазах имидж компании.
Мобильный офис…
Благодаря переадресации на любые устройства и голосовому меню можно легко организовать схему, когда компании вообще не потребуется офис – все сотрудники могут находиться в разных местах, например дома. При этом у звонящего будет полное впечатление, что он позвонил в офис серьезной клиентоориентированной организации. Сотрудники смогут переводить вызовы друг другу, набрав в тоновом режиме короткий номер нужного коллеги либо отдела. А при использовании SIP-телефонов внутренняя связь будет бесплатной или очень дешевой.
Применение ВАТС обеспечивает мобильность не только отдельным сотрудникам, но и целому офису организации. Так, не составит никакого труда в случае переезда «взять с собой» свой разрекламированный городской номер ВАТС – что может быть большой проблемой в случае использования «обычных» стационарных номеров.
…и мобильность в офисе
Если в офисе компании есть Wi-Fi, то сотрудники смогут пользоваться «мобильной» связью внутри офиса – правда, для этого им потребуются смартфоны. Сотруднику достаточно установить на свой смартфон любой SIP-клиент – программу, которая позволяет совершать и принимать звонки через Интернет. После этого он сможет пользоваться смартфоном точно так же, как стационарным SIP-телефоном, находясь в любой точке офиса. Таким же образом можно звонить со своего смартфона клиентам, находясь в командировке, – например из гостиницы, в которой есть бесплатный Wi-Fi-доступ.
Мобильное руководство
Благодаря ВАТС руководство сможет контролировать работу компании, находясь вне офиса. Облачная АТС позволяет записывать и прослушивать телефонные переговоры, а также отслеживать важные показатели в области телефонии – почасовую нагрузку на сотрудников, количество принятых, совершенных и пропущенных вызовов и т. д. Все эти процедуры доступны через веб-интерфейс личного кабинета ВАТС. То есть руководитель или владелец бизнеса сможет проделать их из любого места, где есть доступ в Интернет.
Заключение
Виртуальная АТС совмещает достоинства мобильности и централизации. Предприятию она предоставляет единые телефонные номера, экономию на внутренней связи и голосовое меню, положительно влияющее на имидж. Сотрудникам дает возможность пользоваться несколькими устройствами связи, в зависимости от того, где они находятся. А для руководства обеспечивает возможность контроля телефонии из любого места, где есть доступ в Интернет.
Челябинск, пр. Ленина, 26а, оф. 705 (ДЦ «Видгоф»);
тел.: 8-800-55555-22, +7 (351) 799-54-44;
Mango-office.ru.
