Как оптимизировать бизнес за 30 дней

Как летом работают компании, которые существуют на рынке уже не первый год? Для многих это время года – сложный период: для одного сегмента бизнеса наступает спад, для другого – горячая пора. Зачастую в летний сезон руководители не хотят что-либо кардинально менять, плывут по течению, стремясь пережить июнь, июль и август без каких-либо финансовых потерь и дополнительных трудозатрат. Многие из них считают, что летом есть повод вздохнуть спокойно, а уже осенью можно возвращаться к активным действиям. Однако к осени все подразделения компании уже должны работать как часы. Практически любой рынок активизируется в это время: появляются новые клиенты, оживляются старые заказчики. Какие инструменты лучше выбрать для быстрой оптимизации бизнес-процессов, расскажет генеральный директор компании «Телфин» Мария Тюрина. Безболезненное сокращение издержек Сокращение издержек, наверное, для большинства компаний является основным способом оптимизации бизнес-процессов. Обычно в первую очередь сокращаются: расходы на рекламу, маркетинговые бюджеты;затраты в области обучения и повышения квалификации сотрудников;издержки на телефонную связь и модернизацию ИТ-инфраструктуры. Благодаря распространению Интернета большая часть активностей переносится в онлайн-среду, уменьшаются затраты на продвижение офлайн. При этом стало возможным не только контролировать статистику рекламной интернет-кампании, но и объективно оценивать каналы продвижения. Так, сервис колл-трекинга устанавливает связь между входящими звонками и конкретными рекламными площадками, позволяя значительно сокращать расходы на продвижение компании, а также оптимально распределять статьи маркетингового бюджета. Что касается сокращения расходов в области обучения персонала, нет необходимости полностью отказываться от аттестации и повышения квалификации. Можно использовать онлайн-сервисы, которые позволят общаться и обучаться через Интернет – аналогичные Skype. В том случае, если в компании по правилам информационной безопасности нельзя применять такие программы, можно воспользоваться конференц-связью в рамках корпоративной телефонной сети. Еще одним вариантом оптимизации издержек является переход на IP-телефонию, виртуальные городские номера , а также использование выгодных корпоративных тарифов. Подключение такой телефонии – всего от 2000 рублей , причем экономия ресурсов ощутима и в долгосрочной перспективе. «Преимуществом IP-телефонии является в первую очередь удобство подключения – можно телефонизировать любой офис всего за один день вне зависимости от местонахождения компании. При этом организация может сохранить свой основной официальный городской номер – никто не заметит перемен. Также важна возможность объединить в корпоративную сеть телефоны всех сотрудников – общение абонентов будет осуществляться бесплатно. А используя выгодный тарифный план и грамотно распределяя свои звонки, компания будет экономить значительные денежные средства», – комментирует эксперт в области IP-телефонии и оптимизации бизнес-процессов Мария Тюрина. Существуют и другие способы сокращения расходов, но многие из них предполагают более длительный срок внедрения изменений либо могут повлечь за собой существенную потерю в качестве предоставляемых товаров и услуг, что является нежелательным для бизнеса. Современные технологии на страже бизнеса Добиться качественного улучшения работы подразделений за короткий срок можно не только прямым сокращением расходов. Использование облачных технологий также может существенно повлиять на бизнес-процессы. Компании хранят в «облаках» большие данные, применяют их для сложных вычислений, тестирований, управления корпоративными коммуникациями. С финансовой точки зрения для многих компаний, в особенности для представителей малого бизнеса, облачные технологии являются крайне выгодным решением. Далеко не все готовы покупать дорогостоящее оборудование, нанимать в штат сотрудника для поддержания локальной инфраструктуры. Намного проще передать некоторые бизнес-процессы провайдерам облачных технологий – вести электронную почту, осуществлять входящие и исходящие телефонные звонки, хранить данные на удаленном сервере. Это позволит не только оптимизировать бизнес-процессы, но и упростить работу сотрудников, предоставив им возможность удаленной работы. Стоит отметить, что автоматизация также является важной составляющей большинства позитивных нововведений. Так, в российской практике широкое распространение получили система планирования и управления ресурсами, система управления взаимоотношениями с клиентами, различные программы для автоматизации бухгалтерского учета и другие. Причем внедрить систему автоматизации можно и за пару дней. Многие из подобных продуктов к тому же имеют стартовые недорогие пакеты для использования на малых предприятиях. Интеграция (по сути взаимный обмен данными между различными системами) значительно расширяет возможности бизнеса и упрощает работу сотрудников. Результат интеграции приложений бухгалтерии и CRM: при регистрации бухгалтером факта оплаты счета это сообщение появляется в карточке клиента в CRM, и менеджеру приходит напоминание, что клиенту нужно оказать услугу или поставить товар. Иногда подобные решения требуют затрат со стороны компании, однако многие сервисы на рынке уже имеют возможность интеграции. Так, например, IP-телефония может быть интегрирована с 1С, приложениями Excel, Access или Outlook, CRM-системами и другими решениями. «Одновременная работа интернет-телефонии и CRM-системы позволяет значительно упростить коммуникации с клиентами и повысить эффективность работы сотрудников отдела продаж: уже в момент входящего вызова на экране сотрудника появится информация о звонящем клиенте. Менеджер по продажам точно знает, кто ему звонит, он может просмотреть всю историю сотрудничества с данным заказчиком. Телефонный разговор с клиентом может быть записан, и в случае необходимости запись можно использовать для подтверждения достигнутых договоренностей. Такая возможность интеграции различных IT-решений и телефонии способствует увеличению скорости обработки входящих звонков и повышению эффективности работы всех сотрудников», – комментирует Мария Тюрина. Подводя итоги, важно подчеркнуть, что представленные инструменты улучшения бизнес-процессов являются простыми и быстрыми для внедрения. Установка каждого из них занимает от одного до 30 дней, и сегодня абсолютно любая компания имеет возможность оптимизировать свой бизнес, используя одно или несколько таких решений одновременно. Лето – отличное время, чтобы разобраться в этих вопросах глубже и применить одно из данных решений на практике уже сейчас.