Подсказки по новой форме отчетности в ПФР

С 1 апреля 2016 года для всех работодателей введена новая форма отчетности в Пенсионный фонд по персонифицированному учету. Ее появление обусловлено необходимостью учета работающих пенсионеров. Как заполнять новую форму и какие могут возникнуть трудности, Chel.ru пояснили заместитель управляющего ОПФР по Челябинской области Владимир Шаронов и юрист Елена Шапиро.

Страхователь ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице, включая лиц, которые заключили договора гражданско-правового характера, следующие сведения:

• фамилию, имя, отчество;

• страховой номер индивидуального лицевого счета;

• идентификационный номер налогоплательщика.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

Форма довольно простая, но сложности с ней тоже могут возникнуть.

Итак, разберемся, на каких сотрудников распространяется пенсионное страхование. Согласно статье 1 закона №27-ФЗ, к застрахованным лицам относятся:

• исполнители по заключенным договорам гражданско-правового характера, согласно которым человек должен оказывать услуги и выполнять работы;

• работающие по трудовым договорам;

• исполнители по договору авторского заказа;

• авторы произведений, которые работают по договорам об отчуждении исключительного права на произведения литературы, науки, искусства, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, издательским лицензионным договорам, литературы, искусства соответствующие вознаграждения.

СЗВ-М подаются на всех лиц, с которыми в отчётном периоде действуют трудовые договоры, а также договоры ГПХ, предусматривающие уплату страховых взносов. И не имеет никакого значения, в декрете сотрудник, в административном отпуске или каком-либо другом отсутствии; если трудовой договор (или соответствующий договор ГПХ) заключен, действует или перестал действовать в отчётном периоде, СЗВ-М по этому договору подаётся

Пенсионное страхование по указанным договорам также распространяется на лиц без гражданства, временно или постоянно проживающих и временно пребывающих на территории Российской Федерации и иностранцев. Исключение составляют высококвалифицированные специалисты, перечисленные в Федеральном законе №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002.

С программами подготовки по этой форме проблем нет. Выгрузка СЗВ-М уже есть во многих распространённых бухгалтерских программах и бесплатных программах от ПФР.

Где работодателям найти бесплатные программы.

Электронный формат формы СЗВ-М отличается от привычного формата других файлов отчётности в ПФР:

• имя XML-файла начинается не на PFR-, а на ПФР-;

• сведения обо всех сотрудниках включаются в один файл (за исключением оговорённых случаев);

• отсутствуют сведения о лице, подписывающем форму. Эти различия обуславливают необходимость доработки операторских программ, чтобы через них можно было сдавать СЗВ-М. Так что перед сдачей СЗВ-М по ТКС операторские программы потребуется обновить.

Кстати, можно проверить файлы СЗВ-М перед сдачей с помощью программы CheckPFR; программа CheckXML на данный момент не поддерживает проверку СЗВ-М. Также ПФР выпустил специальный модуль проверки СЗВ-М для встраивания в учётные программы и системы, но с ним есть определённые технические сложности, ввиду чего, насколько мне известно, разработчики не торопятся с встраиванием его в свои программы.

Электронный формат файла СЗВ-М устроен таким образом, что файл пройдёт проверку только в случае, если в нём будут сведения хотя бы об одном застрахованном лице. Таким образом, электронно «совсем нулевую» форму сдать не получится однозначно. Вместе с тем ни в коем случае нельзя считать нулёвкой юридическое лицо, в котором формально должен быть хотя бы руководитель. Получается, что сложности возникнут только у ИП, зарегистрированных в ПФР как работодатели, но не имеющих работников. Но согласно вышеописанному сумма санкций за несдачу СЗВ-М у них равна нулю.

К счастью, форма СЗВ-М является, пожалуй, самой простой и понятной для заполнения из всей отчётности в ПФР. Специалисты ПФР при разработке формы учли, что сотрудник не обязан иметь ИНН, а работодатель не вправе его требовать. В форме СЗВ-М графа ИНН есть, но она не является обязательной для заполнения, а заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН сотрудника.

Бывают такие сотрудники, которые трудоустраиваются впервые в жизни и еще не обзавелись страховым пенсионным свидетельством. Процесс оформления СНИЛС у работника может занимать до пяти недель со дня заключения трудового договора, а сдавать СЗВ-М нужно до 10 числа месяца, следующего за отчётным. При этом СНИЛС является обязательным для заполнения, без него файл не примут.

На такой случай форма СЗВ-М предусматривает три типа отчётности:

• исходную – первоначальная подача сведений за данный отчётный период;

• дополняющую – дополнение ранее принятых сведений;

• отменяющую – отмена ошибочно поданных сведений.

Срок досдачи дополняющей СЗВ-М не установлен, но во избежание сложностей с УПФР не стоит делать его неразумным.

Если сотрудник, точнее сотрудница, меняет фамилию, следует помнить о возможных коллизиях. Например, когда в форме будут указаны новые данные, а в УПФР на момент приёма ещё не успеют внести изменения в базу данных, или наоборот. Чтобы избежать таких коллизий, стоит при смене ФИО сотрудника рассчитывать подачу АДВ-2 на него таким образом, чтобы УПФР имело достаточно времени для отработки смены фамилии до или после подачи очередной формы СЗВ-М.