Как блокноты вредят бизнесу

«Что вы мне опять показываете? Вспомните, что я вам сделать поручал!» – такие возмущения руководители компаний разного масштаба обрушивают на своих сотрудников каждый день. Но виноваты ли сотрудники в том, что каждый раз делают не то, что было поручено?

Конечно, блокнот – верный спутник любого эффективного сотрудника на совещании. Каждая сказанная руководителем мысль должна быть записана, чтобы выполнить поручение точно и в срок. И собственную мысль блокнот поможет сохранить, чтобы не отвлекала от разговора с руководителем.

Так было всегда. Но мир переменился. Теперь блокноты только вредят бизнесу. Вы спросите почему? Давайте разберемся.

Итак, в понедельник руководитель прочитал почту, окунулся в проблемы и «на горячую» собрал сотрудников в своём кабинете. Обдумывать и ждать некогда, нужно делать. Опытный руководитель на ходу формулирует задачи. Сотрудники спешат записать поручения в свои блокноты. Кто-то успевает задавать вопросы.

Руководитель хочет скорее получить результат, быстро объясняет задачу с разных сторон. Много говорит. А, может, наоборот. Всего три емких слова – и в путь.

Хороший сотрудник старается услышать и понять каждую фразу. Надеемся, что наш сотрудник аудиал и хорошо запоминает то, что слышит.

Дальше он старается поскорее записать всё, что услышал, к себе в блокнот. Никто не видит, что на самом деле происходит на страницах. И, конечно, никто не будет ждать, когда сотрудник каллиграфическим почерком опишет все нюансы задачи.

Всё. Совещание окончено. Пора за работу. В лучшем случае руководитель попросит сотрудника повторить услышанное и на ходу бросит пару замечаний. Какие детали поручения успели попасть в блокнот? Какая цепочка действий нужна для решения задачи? Эта картина может сильно различаться в головах участников совещания.

Но это только начало истории.

Пройдёт день, сотрудник разгребёт текущие задачи и примется за поручение из блокнота. Стоп. Не очень разборчиво написано, и логика немножко потеряна. Ладно, это всё подождёт ещё день–два.

Прошло время, совсем скоро нужно будет показывать руководителю результаты исполнения поручения. Времени мало. Сотруднику нужно вспомнить хотя бы что-то и сразу начинать делать.

И, наконец, день отчета! Результат выводит руководителя из себя. Он ждал совсем другого!

Но давайте ещё раз задумаемся, какой путь искажений прошло это поручение?

1. Руководитель перед сотрудниками фонтанировал идеями, не фиксировал их в четкие задачи. Произнёс все мысли подряд без критического осмысления. Хотя, разумеется, руководителю удалось сэкономить время на обдумывание и запись.

2. Сотрудник услышал поток сознания в кабинете руководства, воспринял тоже всё, как смог. На ходу интерпретировал в голове в какую-то последовательность действий. Никто не проверит, в какую именно, ведь это всё в голове.

3. Потом сотрудник в спешке записал полученные мысли в блокнот. Использовал сокращения, спецсимволы и замысловатые картинки. Они казались такими понятными на совещании, но потеряли всякий смысл уже через день.

4. Наконец, прошло время, и сотрудник прочитал из блокнота свои записи. Но те мысли уже далеко, в голове новые задачи. Он вспомнил, что удалось вспомнить, и принялся выполнять.

Всего два человека породили целую серию искажений. А что в итоге? Несколько дней оплаченной работы потеряно для компании. Это простой, но не очевидный источник убытков.

Советую обязательно записывать поручения в простых (и обычно бесплатных) системах, которые позволяют работать с текстом одновременно с разных компьютеров, ноутбуков или смартфонов.

Руководителю очень важно записать поручение своими руками. В этот момент уже отсекается множество «шумов», то есть бесполезных поручений, которые, если задуматься, просто не нужны сейчас для компании.

По записанному тексту руководителю гораздо проще ответить хотя бы самому себе на два важнейших вопроса: зачем нам вообще нужно это поручение, и что именно мы ждём в результате его выполнения.

Сотрудник видит перед глазами текст, слышит его прочтение и может задать конкретные вопросы ещё до начала работ.

А дальше важно здесь же, на месте, спросить сотрудника, какие шаги он планирует предпринять, чтобы получить результат. И сразу становится ясно, возникло понимание задачи или ещё нет.

Эти шаги сотрудник своими руками записывает на своём ноутбуке или смартфоне в той же системе, в которой только что прочитал текст поручения. Теперь у него есть собственное руководство к действию. Руководитель не должен отбирать хлеб у сотрудника и записывать шаги за него.

Поручение записано в системе. Теперь его гораздо проще проверять. Его уже не забыть, и, главное, мы заранее определили для себя, какой именно ждем результат.

Систем для одновременной работы с поручением для руководителя и сотрудника много. Это большинство CRM-систем, это любимый мною бесплатный сервис Trello.com для электронных досок задач. Даже в бесплатном сервисе Google-документы можно работать над поручениями вместе.

Конечно, все эти способы системной работы с поручениями – только вершина айсберга. Ни одна программа не приживается без простой и понятной каждому методологии командной работы. Но это другая тема.

Расскажите, а как вы используете блокноты для работы с поручениями, может быть, у вас есть интересные находки?