Семь способов провести совещание впустую

Пожалуй, невозможно построить с командой успешный бизнес, если вообще не проводить совещания. Тогда все решения нужно будет принимать единолично или в длительной переписке. Но каждый знает, что при помощи совещаний можно легко превратить работу своей команды в кромешный ад.

Как и многие из читателей, я потратил сотни часов на заседаниях, которые не приводили бизнес к результату. И сейчас хочу дать семь самых вредных советов по организации совещаний. Их проявления многие не замечают годами. Но из-за них бизнес часто топчется на месте, а лучшие сотрудники уходят из компании.

1. Проводите совещания внезапно.

Возникла идея? Не стоит ждать. Просто собирайте всех, кто хоть как-то связан с этой темой, пока идёте по коридору. Сразу отправляйте каждого в комнату переговоров.

Даже если сотрудники сейчас глубоко погружены в работу, они смогут легко вернуться к ней после нашей встречи. В конце концов им за это платят!

Внезапное совещание уже началось? И в процессе становятся известны всё новые действующие лица? Не медля, вызовем каждого. Пусть выскажутся.

Даже если тема встречи после этого кардинально изменится, а само совещание растянется на два часа, эффект внезапности поможет повысить бодрость. Кроме того, каждый присутствующий будет чувствовать свою причастность к общему делу.

2. Не старайтесь заранее сформулировать цель встречи.

Для этого ведь все и собрались, чтобы понять, зачем нам нужно это совещание. Если ещё остались настойчивые коллеги, которые интересуются причиной встречи, всегда можно выбрать универсальную цель: «Обсудить важные вопросы», или «Обговорить сложившуюся ситуацию».

Не стоит заранее тратить время на ответ «зачем именно нужно собирать вместе несколько человек». Так можно внезапно прийти к выводу, что для этой встречи потребуется предварительная подготовка. Или вдруг станет ясно, что совещание сейчас и вовсе проводить не нужно... Где же тогда будет командный дух?

3. Как только собрались – сразу начинайте что-то обсуждать, не тратьте время на определение конкретных ожиданий от встречи.

Каждая минута дорога. Не стоит попусту рассуждать на тему «что именно должно получиться через час после начала встречи». К чему пустые гадания? Война план покажет, посидим, поговорим, там и посмотрим, что получится.

Да, есть риск так и не решить основную проблему, ради которой собрали совещание. Можно далеко уйти от темы и растянуть встречу на три часа. Но всё это мелочи. Зато мы сэкономили время в начале встречи и не стали выяснять, какой результат ждём в итоге совещания.

4. Легко переключайтесь с одной темы на другую, если вдруг всплывает что-то важное.

Пока все собрались, нужно обсудить как можно больше вопросов. К тому же конкретные ожидания от этой встречи всё равно не были записаны – значит никто и не заметит смены темы.

Некоторые сотрудники могут начать возмущаться. Им непонятно, почему они должны тратить своё время, пока обсуждаются новые внезапные вопросы. Но это быстро проходит. Со временем каждый научится на совещании заниматься своими делами в смартфоне или просто рисовать в блокноте офисные шедевры.

5. Не тратьте время на запись конкретных шагов, которые нужно будет выполнить участникам совещания после встречи.

Все эти бюрократические привычки фиксировать конкретные шаги лишают беседу лёгкости. Достаточно пометок в личных блокнотах и фотографии общей доски из переговорной комнаты. Пусть каждый сам определит, что именно ему нужно делать. В конце концов не зря же мы говорили об этом несколько часов на встрече!

А если возникнут вопросы – просто соберём ещё одно совещание.

6. Не используйте компьютеры для каждого участника совещания.

Компьютеры на совещании нужны только для того, чтобы втайне читать новости из соцсетей. Да, сейчас есть бесплатные способы записывать важные мысли и поручения в один общедоступный документ. Да, это можно делать одновременно с компьютеров каждого участника встречи. Но всё же лучше поручить запись протокола секретарше. Она давно знает всех участников, так что легко сможет расшифровать, кто и что имел в виду.

Если участник совещания через неделю запутается в протоколе и не выполнит поручения, он всегда сможет свалить на секретаршу всю вину. Это снизит стресс от совещаний.

7. Поощряйте экспертные монологи, после которых невозможно записать ни одну конкретную мысль.

Всегда приятно послушать умного человека. Или самому высказать свои суждения о мироустройстве. Это отличный способ в середине дня расслабиться и поболтать с коллегами прямо на работе.

Не стоит идти на поводу у тех, кто требует ясно излагать мысль и фиксировать конкретные факты и шаги. И тем более не стоит это делать в общедоступном документе, чтобы каждый видел записи. Всё это превращает совещания в сухие и формальные мероприятия. Вполне достаточно нескольких пометок на общей доске в переговорной. Всё равно её кто-нибудь сфотографирует.

Разумеется, наши вредные советы – это субъективный взгляд на проблему совещаний. Расскажите о своём опыте? Что, по вашему мнению, снижает продуктивность совещаний?

Руководитель компании «Практика системного бизнеса» Илья Алябушев. Специализируется на организации системной работы сотрудников с директорами компаний и начальниками отделов, адаптируя популярные во всём мире методы ведения бизнеса под менталитет российских организаций.