Большие и маленькие компании сталкиваются с одинаковыми проблемами. В работе над проектами – хаос, невозможность выяснить кто и за что отвечает, срыв сроков, невозможность оценить результаты работы. В том числе, и материальные. Но некоторые компании стараются глубже понять, как работает их бизнес. А в наведении порядка в работе им помогает «Битрикс24», заменяющий массу устаревших и неудобных инструментов управления. С помощью этого сервиса челябинцы стали эффективно управлять бизнесом, уменьшили время, уходящее впустую, сократили издержки. Как это у них получилось – в статье на Chel.ru.
Привычка логистов к хаосу – просто миф
90 процентов товаров, которыми пользуются россияне, произведено в Азии. Или на оборудовании из Азии. Или из азиатского сырья, рассказывает директор «Торгового дома КИТАЙ» Андрей Коган. И если производитель одежды, игрушек, электроники и других ходовых товаров покупает азиатские сырье или оборудование у российских компаний, он переплачивает, как минимум, 25 процентов их стоимости. «Торговый дом КИТАЙ» помогает оптовым российским компаниям оптимизировать эти закупки, экономя серьезные деньги и увеличивая чистую прибыль.
У компании пять офисов, которые работают в разных часовых поясах – в Челябинске, Санкт-Петербурге, Находке, Суйфенхе и Гуанчжоу. От Питера до Находки – семь часов разницы. Обмениваться важной информацией, которая к тому же может моментально измениться, доводить ее до каждого и укладываться в жесткие сроки работ, ее сотрудникам всегда было непросто. А ведь есть еще и постоянные зарубежные командировки, например, в Европу, во время которых руководителям тоже нужно было продолжать решать срочные вопросы, с той же Находкой…
Понимая, что рассогласованность работы сама собой не исчезнет, полгода назад директор «Торгового дома КИТАЙ» Андрей Коган решил попробовать работу «в облаках», на «Битрикс24». В пользу «облака» сыграло то, что работу можно начать сразу, без лишних сложностей. Подключился – и работай, а «коробку» еще нужно устанавливать и обслуживать. К тому же, «родственность» продукта с авторитетной «1С» и масса вариантов настройки «под себя», а также нужная в будущем, для всех 15 сотрудников, интеграция с почтой и IP-телефонией, сыграли свою роль.
«Что сказать о результатах? Если кто-то из руководителей в командировке, вживую при временных «разрывах» в девять часов общаться неудобно, по электронной почте – тоже, – рассказывает Андрей Коган. – А через «Битрикс24» общение у нас идет в комфортном режиме – каждый в удобное для себя время заходит в задачу и оставляет в комментариях всю информацию. И она сразу видна в живой ленте. Или по лиду. Еще очень удобно то, что все важное всегда остается в истории работы по конкретному клиенту».
Кроме того, Андрея просто спасает работа с задачами и документами в системе.
«Если я прошу своих менеджеров рассчитать сразу для десяти потенциальных клиентов стоимость работ, куда входит проверка качества товара или заключение контракта на поставку сырья, ввоз его в Россию, очистка на таможне и доставка на склад – я вхожу в программу и сразу вижу, кто сейчас работает, с кем и к какому сроку должен закончить, – продолжает Андрей Коган. – Сроки ведь в логистике очень разные, но все они должны жестко соблюдаться! При этом, если в комментариях стоит «не дозвонился» или из них ясно, что где-то возникли трудности, я могу что-то подсказать, как-то откорректировать задачу. Она не «зависнет» и не повлечет за собой срыв сроков у клиента. То же и с расчетами для заказчиков – менеджер и руководитель работают над документами быстро, но без лишней суеты, без пересылки бесконечных версий и путаницы. Все знают, что документы лежат на общем диске, в «Битрикс24». Поэтому вся оперативная работа, несмотря на сроки, идет без нервотрепки и хаоса. Это миф, что логисты привыкли к хаосу. Работу с клиентом всегда можно организовать – было бы желание. И хорошие инструменты под рукой».
«Хотите выполнить задачу – ставьте ее в «Битрикс24»
«АБРО» называет себя творческой лабораторией, говорит директор творческой лаборатории «АБРО» Родион Отлетов. Творчества в ребятах, действительно, хоть отбавляй – 12 человек не просто делают, поддерживают и продвигают сайты для кинотеатров, больниц, туристических агентств, медицинского профиля – они внедряют собственные решения для «большого кино». А их особым умением признана разработка мобильных приложений для iOS и Android.
«По итогам 2013 года наши онлайн-сервисы по продаже билетов в кино составляют серьезную конкуренцию «Рамблер-Кассе» и «Киноходу», – рассказывает Родион Отлетов. – Главным для компании в какой-то момент стал вечный для любого бизнеса вопрос контроля эффективности – как выполняются задачи по многочисленным проектам, сколько времени и сил у сотрудников уходит на каждую, сколько длится рабочий день клиент-менеджера или разработчика? И сколько точно они успевают сделать за каждый конкретный день? К сожалению, известный своей перегруженностью Redmine ответов дать не смог. А почасовая система учета рабочего времени и оплаты работы сотрудников тем временем изменилась, потому что команде стало ясно – разрастающиеся «деревья» проектов и вложенных в них задач, по 200-300 на проект, к хорошему не приведут».
Навести порядок компании помогла «Работа в группах» над проектами и задачами. «Возможность в один клик превратить обращение клиента в задачу и потом видеть, что, как и у кого продвигается, получать об этом уведомления, обсуждать все срочное с помощью «социальных» инструментов – «Живой ленты» и чата, возможность делиться громоздкими макетами через «Диск», – замечает Родион Отлетов. – В общем неуправляемая масса превратилась в четко работающий механизм. Рабочее время стало учитываться с помощью сервиса «Рабочий день». Стали видны старт, окончание дня и затраченное время на каждую задачу, причем, в любом проекте».
Почему «Битрикс» прижился там, где потерпели неудачу другие решения?
«В «Битрикс24» нас зацепила гибкая настройка бизнес-процессов в CRM. Благодаря ей вся работа с клиентами стала наглядной – от лида до предоставления услуги, – рассказывает директор «АБРО». – Например, до подключения мобильного приложения для новой сети кинотеатров. Заявки на подключение перестали теряться. Более того, менеджер по продажам не мог начать работу с новым клиентом, пока не внес в систему всю информацию о нем. Только после этого процесс шел дальше, и клиент передавался следующему специалисту. Получилось, что мы наладили не только работу с клиентами вообще, но и взаимодействие между отделами. И процент клиентов, который раньше терялся «на стыках», снова стал нашим. Мы получили больше, чем рассчитывали».
Это так. Но команда и сама делает больше, чем могла бы. Так, сотрудники компании написали свой «Документогенератор», с помощью которого автоматически рассылают и отслеживают предложения новым клиентам, согласно статусам в «Битрикс24» («рассмотрели», «ответили» и прочее). Что тоже добавляет свой процент в общей воронке продаж.
Интересно, что команда постоянно пользуется еще и «Экстранетом», чтобы в общем пространстве работать не только с фрилансерами, но и с постоянными клиентами.
«Мы завели заказчикам учетные записи, дали доступы, – продолжает Родион Отлетов. – Теперь они ставят нам задачи по поддержке проектов прямо в «Экстранете». И задачи эти не теряются, а сразу попадают к нужным специалистам, это же не уйма звонков и email. Мы даже начали воспитывать клиентов – хотите, чтобы задача была выполнена, ставьте ее в «Битрикс24». И современные клиенты охотно работают с нами в связке. Более консервативные люди продолжают звонить. Но это лишь вопрос времени и привычки».
Хочется решать свои бизнес-задачи так же эффективно, как герои этих историй? Зарегистрируйтесь в бесплатной версии «Битрикс24», используя промокод «74.ru», и получите до 12 дополнительных пользователей на полгода бесплатно. Промокод действителен до 26.10.2014 года.
