«Скоро начнутся тотальные проверки»: как установить онлайн-кассу и жить спокойно

Предприниматели подключали кассы в режиме переполоха, но это оказалось проще, чем думали многие. Показываем на реальном примере.

Счетчики в домах отправляют данные о потреблении воды и электричества, а машины сообщают о своем местонахождении и расходе топлива. То, что еще 10 лет назад казалось фантастикой, сегодня уже реальность. Технологии совершенствуются — устройства умнеют.

Теперь и контрольно-кассовая техника сама передает налоговой в электронном виде информацию о всех расчетах с покупателями в магазинах или кафе. Впрочем, в отличие от других умных гаджетов обзавестись таким устройством почти все бизнесмены торговой сферы должны. И точка.

В этом году идет второй этап кассовой реформы. С 1 июля организации и ИП сферы торговли и общепита с наемными работниками должны были перейти на онлайн-кассы. Изменения затронули почти 1 миллион компаний — 18% всего малого и среднего бизнеса в России. Но пока далеко не все подключили кассы. По данным ФНС, сейчас более 2,2 миллиона розничных точек используют терминалы нового типа.

По прогнозу OFD.ru, к концу 2018 года будет подключено примерно 2,7 миллиона онлайн-касс. Как уральские компании переходят на новый порядок касс, где их покупать, как использовать, какие есть подводные камни — разбираем и показываем на личном примере с собственником «Питлэйн Урал» Евгением Неустроевым.

Компания продает автозапчасти для иномарок и представлена в четырех регионах: Екатеринбург, Пермь, Челябинск и Тюмень. До реформы предприятие вообще не было обязано использовать кассовую технику, сейчас новые кассы должны быть во всех торговых точках. Но обо всем по порядку.

При детальном изучении выяснилось: мало купить сам терминал, его нужно зарегистрировать в налоговой, выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор, плюс важно сходить к связистам и подключить сим-карту с интернетом (без нее устройство не сможет отправлять данные).

Можно обращаться к нескольким поставщикам, но удобнее онлайн-касса под ключ. Идем за консультацией в ближайший салон связи.

От телеком-экспертов узнаем, что предлагают в комплекте: онлайн-касса, фискальный накопитель, оплаченные услуги по передаче фискальных данных в налоговую от оператора OFD.ru, а также сим-карта со специальным тарифом для касс — все это можно купить в одном месте.

В салоне «Мегафон» менеджер по работе с корпоративными клиентами Александр объяснил: так получается выгоднее, чем закупаться у нескольких поставщиков, экономия — до 20% бюджета.

Цена такого комплекта от 14 990 до 25 990 рублей.

Далее решаем — какой фискальный накопитель выбрать. Все зависит от налогового режима и вида бизнеса. Для сезонной работы — на 13 или 15 месяцев, для постоянной — на 36 месяцев. Мы выбрали последний.

Консультант в салоне также рассказала: за первые месяцы, когда вступил в силу новый закон, спрос на интернет для контрольно-кассовой техники вырос в четыре раза. Сейчас есть решение под ключ — заказать умную кассу можно даже не выходя из офиса, например, в интернет-магазине «Мегафона». Если сразу не будет в наличии — доставят из Москвы.

Касса выбрана, комплекты на руках. Дальше идем в офис и регистрируемся на сайте OFD.ru. Чтобы работать с ОФД, нужно завести личный кабинет ОФД, подключить саму онлайн-кассу и зарегистрировать ее в налоговой.

Все будет проще, если есть квалифицированная электронная подпись. Без нее же придется оформлять документы и нести их налоговикам. У Евгения она есть, поэтому в онлайне это заняло 15 минут. Далее все по инструкции из купленного комплекта.

В личном кабинете на сайте ОФД нужно обязательно внести номер, который получили в отчете по регистрации на кассе. После этого она готова к работе.

— Регистрация касс в ФНС прошла просто, к тому же налоговая консультирует по подключению — это займет не более одного часа, — говорит владелец «Питлэйн Урал». — Дополнительная настройка также потребовала немного времени, но все оказалось предельно понятно.

Докупать по отдельности какое-то оборудование не нужно, касса легко интегрируется с 1С или терминалом для оплаты банковскими картами. Чтобы просматривать все отчеты в личном кабинете, можно сразу подключить аппарат к компьютеру и к телефону.

— Кассы больше похожи на смартфон, а функционал достаточно широкий. У более дешевых касс старого образца подобных функций нет, поэтому те, кто решит сэкономить, все равно будет вынужден поменять их, — говорит Евгений Неустроев.

И действительно, раньше информация о каждой покупке фиксировалась на электронной ленте и хранилась у предпринимателей. Раз в год приходилось вынимать ее из кассы и везти в налоговую. Нужно было заполнять журнал кассира и другие бумажные отчеты. Теперь данные о покупках фиксирует фискальный накопитель и сразу отправляет по интернету оператору фискальных данных, а тот обрабатывает информацию и передает в налоговую. Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в ФНС по интернету.

Впрочем, в торговле автозапчастями свои нюансы.

— Различных деталей миллионы, многие продаются под заказ, поэтому забить их в базу касс, как продукты питания, просто невозможно, — рассказывает Евгений. — Конечно, ФНС хочет, чтобы все предприниматели быстрее установили онлайн-кассы. Но пока налоговая дает время, чтобы завершить их покупку и настройку. Думаю, скоро начнутся тотальные проверки с санкциями. Но нас этот вопрос уже не беспокоит.

Пока некоторые предприниматели могут работать без онлайн-касс — до 1 июля 2019 года. Есть ли отсрочка, зависит, например, от вида деятельности, на какой системе налогообложения он работает, нанимает ли сотрудников. Но ФНС подчеркивает: затягивать с покупкой кассы не стоит, возврата к старым правилам уже точно не будет.

Подробнее об условиях можно узнать здесь.