Упорядочить и не отвлекаться на мелочи: список полезных инструментов для организации домашнего офиса

Не все готовы быстро перестроить себя и свой бизнес на новый формат работы. Игорь Манн, лучший маркетер России, и сервис «Битрикс24» делятся рекомендациями, как быстро и безболезненно перейти на работу из дома с помощью современных инструментов.

— Причины для перехода в онлайн бывают разные: экономия бюджета, территориально разветвленный бизнес, офис не нужен физически, решение учредителей. Сейчас добавилась еще одна причина — самоизоляция. Не всем это по душе. Даже мне — я офлайново-олдскульный. Мне нравится встречаться с людьми. Но я не хочу заболеть и заразить других, поэтому полностью перешел на удаленную работу. Это наша новая реальность, — отметил Манн.

Вот 4 важных вопроса, которые нужно решить при работе онлайн: коммуникации, личная эффективность, рабочее место и семья.

Коммуникации

Коммуникации — это и есть бизнес, поэтому здесь ошибаться нельзя.

Нужны:

• единая операционная система, иначе будут трудности при конвертации файлов (например, MacOS);

• одна облачная система хранения информации (чем больше компания, тем больше информации);

• телефония;

• мессенджеры;

• видеоконференции;

• почта;

• календарь;

• система согласования / утверждения документов;

• система управления проектами;

• дашборд ключевых показателей (это для топ-менеджеров и ключевых сотрудников).

Программ, сервисов, приложений для решения всех этих задач множество — можно пробовать, экспериментировать, а можно посмотреть, что используют другие.

— В большинстве моих бизнесов мы используем «Битрикс24». 3 апреля коллеги анонсировали новую версию с мобильным приложением и адаптировали свой продукт под быстрый переход офлайн-бизнеса на дистанционную работу, — рассказывает эксперт.

Как это в «Битрикс24»?

В «Битрикс24» есть все необходимые инструменты для удаленной работы. «Битрикс24» — это единое информационное пространство для всей команды: корпоративная социальная сеть, рабочие группы и лента новостей.

Ставьте задачи и следите за их выполнением, открывайте общий чат для компании и закрытые чаты для рабочих групп, проводите планерки и видеоконференции, планируйте встречи в календаре. Для хранения важных документов есть общий диск и база знаний, а CRM поможет держать под контролем взаимодействие с клиентами.

Будьте готовы: вам (особенно если вы не интроверт) будет не хватать живого общения с коллегами. Совместная кофейная пауза, разговор у кулера, ланч с командой… Чем заменить? На помощь придут видеозвонки.

Как это в «Битрикс24»?

Видеозвонки — основа эффективной дистанционной работы компании. Это и зрительный контакт с коллегами, и сохранение коллектива, и единственная возможность быстро принимать решения в текущих условиях.

Звонки один на один, групповые видеоконференции, адаптивное качество видео — все это есть в «Битрикс24» даже в бесплатном тарифе. Длительность звонков не ограничена.

Устраивайте пятиминутки с кофе по видеосвязи, каждый день созванивайтесь рабочей группой, проводите совещания по вопросам, требующим обсуждения, — это помогает сплотиться даже на расстоянии и чувствовать вовлеченность коллег.

Личная эффективность

— Буду откровенен: дистанционная работа снижает производительность у 99% сотрудников (и у меня в том числе).

Что помогает настроить себя и коллег на эффективную работу из дома?

• Утренние ритуалы: зарядка, душ, «красота», правильный завтрак, кофе — всё это поможет правильно стартовать.

• Дресс-код лучше сохранить. Быть готовым к видеозвонку после условных 9 утра. Учесть разницу во времени, если работаете в разных часовых поясах. Коллеги в business casual, а вы в пижаме? Не очень.

• Планирование — это наше всё. Вы должны видеть план внешних «встреч» и иметь список задач, лучше по методу Франклина (важное/неважное — срочное/не срочное). Когда есть план и список — будет наилучший результат. К задачам подчиненных тоже обязательно нужно иметь доступ.

Как это в «Битрикс24»?

В «Битрикс24» есть все необходимое для контроля и управления проектами. Контролировать сотрудников и планировать их работу станет проще! Задачи ставятся в пару кликов, это легко сделать даже в мобильном приложении. Можно разбить задачу на подзадачи, добавить в нее чек-листы и файлы. «Битрикс24» напомнит исполнителю о поставленных и просроченных поручениях.

• Фокус: в домашнем офисе это самое сложное. Отвел глаза от компьютера — уже отвлекся. А если дома еще и близкие… Важно: нужно научиться не делать домашние дела во время рабочего времени.

• Жесткое расписание: например, начал в 9 утра, ланч с 13 до 14, небольшие перерывы, а в 19, например, закрываете лэптоп.
  
  

Как это в «Битрикс24»?

Фиксируйте все летучки, планерки и личные дела (перерыв на обед, конец рабочего дня) в календаре «Битрикс24». Коллеги будут видеть слоты свободного времени в вашем расписании и выберут то время, которое подходит всем. Все приглашенные коллеги получат уведомления, подтвердят присутствие, увидят напоминание о событии. Если возникнут вопросы, обсудить их можно здесь же в комментариях.

Рабочее место

— Вспомните, как выглядело ваше рабочее место в офисе, и постарайтесь его воспроизвести или улучшить. Хорошо, если компания поможет обустроить рабочее место сотрудника — насколько это возможно.

Продумайте:

• Вид из окна: хорошо, когда он есть, еще лучше — когда он радует взгляд.

• Микроклимат: настольная лампа, температура (кондиционеры), воздух, озеленение (это очень радует глаз и полезно — прочитайте книгу МИФа «Urban Jungle / Городские джунгли»).

• Оснащение: быстрый интернет; компьютер, который не виснет; нужные программы, оргтехника.

• Мебель: удобный стол и стул, место для хранения документов.

Как это в «Битрикс24»?

Работа с документами из дома — самое слабое место удаленной работы. И чем больше у вас и ваших сотрудников будет возможностей по запуску документов из дома, тем выше шанс сохранить беспрерывную работу бизнеса.

Как согласовать отпуск, оплатить счет или принять сотрудника на работу онлайн? Для таких рутинных операций в «Битрикс24» есть автоматизированные бизнес-процессы.

Руководитель без помощи админа может назначить этапы согласования и сменить ответственных. Инициатор просто выбирает нужный процесс, запускает его, и заявка автоматически идет по маршруту. После согласования всех этапов инициатор получит уведомление об успешном завершении процесса. Согласовывать можно даже со смартфона.

Семья

— Побочный эффект работы из дома — она увеличивает количество конфликтов в семье. Когда вы все время в четырех стенах и стены неширокие, вероятность столкновений полов и поколений растет драматически.

Совет: не ругайтесь по пустякам, не создавайте конфликты и умейте их разруливать (базовые вещи: простое «Прости, виноват» и обнимашки).

Дети, родители, тесть/теща, домашние животные — это замечательно в обычной жизни, но при самоизоляции нужны будут другие правила проживания. Думаю, хорошая идея — сесть всей семьей и сделать манифест жизни на самоизоляции.

Да, и если у вас очень взрослые родители (как, например, у меня), то у вас еще один повод для дополнительных переживаний и забот.

Резюмирую.

Коммуникации, личная эффективность, рабочее место и семья. Да поможет нам, где только можно, новый «Битрикс24». Все остальное в наших руках.

Как это в «Битрикс24»?

С наступлением пандемии «Битрикс24» отменил лимиты на количество пользователей: теперь бесплатный тариф доступен неограниченному количеству сотрудников.

Создать «Битрикс24» бесплатно