Алексей Кетов, директор компьютерной компании «Альфа-Зеон»: «Возможности программ Microsoft надо использовать по полной»

Ни для кого не секрет, что сегодня организации малого и среднего бизнеса начали массово приобретать лицензионные версии программного обеспечения. И это не только операционная система Microsoft Windows, но и пакет приложений Microsoft Office. Причем цена последнего может быть существенно выше стоимости самой навороченной версии Windows. А объясняется это просто – приобретая Office, компания намерена зарабатывать деньги при помощи этого пакета программ. При этом зачастую платя немалые суммы за офисные приложения, организация использует в работе лишь мизерную часть их возможностей, не зная обо всех ресурсах привычных программ. Например, сколькими функциями из 1,5 тысячи заложенных в MS Excel вы пользуетесь? В подавляющем большинстве случаев потенциал приложения используется не более чем на 10%, а об остальных 90% многие даже не догадываются! О возможностях стандартных продуктов Microsoft и о тех преимуществах, которые дает их использование, рассказывает директор компьютерной компании «Альфа-Зеон» Алексей Кетов.

– Алексей, в том, что у продукта MS Excel очень богатый функционал, никто не сомневается, но можно ли на основе стандартных офисных программ построить, например, информационную систему предприятия?

– Здесь незаменим такой продукт, как Microsoft Outlook.

– ???

– Не удивляйтесь. Работа этой программы далеко не ограничивается получением и отправкой электронной почты. На самом деле Outlook – это очень мощное средство для организации внутренней работы компании. Если правильно установить и настроить это приложение, то оно выведет компанию на абсолютно новый уровень коммуникаций. Для начала необходимо создать определенную инфраструктуру, выделить сервер и установить на него специальные приложения. В результате появятся общие папки, пользователи станут работать в едином для всех списке контактов. Как следствие, в организации начнется синхронизация рабочего процесса.

– Звучит, конечно, красиво. Но как это работает в реальной жизни?

– Для того, чтобы понять это, рассмотрим пример с использованием общего календаря. Во-первых, руководитель может с легкостью узнать, как распределено время его сотрудников, над какими задачами работает тот или иной из них, в какой стадии выполнения находятся те или иные плановые работы. Во-вторых, такая система позволяет создавать задачи в общем календаре, присоединять к ним контакты, делать пояснения, устанавливать сроки исполнения и важность. Кстати, задачу в календаре можно создать не только для себя, но и для коллег. Например, чтобы поставить перед сотрудником определенное задание, руководитель обычно вызывает его к себе либо звонит ему по телефону. Теперь достаточно лишь создать в календаре необходимое задание, и адресовать его нужному сотруднику. Тот, в свою очередь, открыв у себя программу, сразу видит поставленную задачу, сроки ее выполнения и того, кто ее поставил. Такая система позволяет четко и оперативно информировать сотрудников, к тому же она экономит время и нервы.

– Нервы?

– Да, и их в том числе. Ведь нередки случаи, когда начальник дал подчиненному какое-то поручение, но тот его не выполнил в установленный срок из-за того, что просто забыл о нем по причине загруженности. В результате в тот момент, когда руководитель хочет узнать о результатах, работник с удивлением говорит, что никогда не слышал о таком поручении. Возникает небольшой конфликт. Грамотное использование такого простого инструмента, как Outlook, позволит избежать подобных ситуаций. Во-первых, и руководитель, и работник могут в любое время посмотреть в общем календаре, когда была поставлена задача, на какой стадии выполнения она находится. Во-вторых, ежедневными напоминаниями программа просто не даст забыть о поручении.

– Наверное, такие возможности доступны лишь в самых дорогих версиях MS Office?

– Вовсе нет! Ведь выше мы говорили об обычном Outlook`е, который входит в базовый пакет. Стоимость MS Office варьируется от 6-7 до 12 тысяч рублей в зависимости от комплектации. Конечно, базовый функционал несколько ограничен, но и его хватит для реализации многих задач.

– Но не будет же все это работать на пустом месте…

– Как я уже говорил, чтобы была реальная интеграция всех участников рабочего процесса, компании необходимо построить определенную инфраструктуру – локальную сеть, соединенную с сервером.

– Сервер – это обязательно дорогое фирменное железо?

– Не обязательно, но желательно. В принципе, для организации, например, с пятью компьютерами на роль сервера подойдет и обыкновенный хороший системный блок. На начальном этапе его хватит с лихвой. Но по мере освоения новых методов работы люди входят во вкус и хотят получить доступ к дополнительным возможностям. Вот здесь, как правило, ресурсов обычного системника начинает не хватать. В частности, из-за больших нагрузок может долго уходить либо вообще не уходить электронная почта. Поэтому все-таки, если есть возможность, лучше сразу ставить полноценный сервер.

– Что еще скрывает офисный пакет Microsoft?

– В профессиональную и корпоративную версии MS Office входит несколько очень полезных программ, о которых почти никто не знает. Например, менеджер заметок. При помощи этого приложения процедура ознакомления всего коллектива, либо определенной его части, с документами значительно упрощается. Теперь нет необходимости рассылать всем сотрудникам письмо по электронной почте и собирать их в комнате переговоров. Достаточно при помощи менеджера заметок отправить по сети нужный документ, и каждый сотрудник, естественно, из тех, кто должен получить эту информацию, увидит ее у себя на экране. Кстати, сам документ представлен в графическом виде, при этом пользователи могут с ним работать, делая какие-то свои заметки и ремарки.

Следующее стандартное приложение – InfoPath. Дословно оно переводится как путь информации и позволяет сотрудникам создавать формы для занесения данных, например, о работе с клиентом. Естественно, все сохраняется на сервере, создается мини-база данных. Причем варианты форм для заполнения не ограничены: это могут быть опросы, анкетирование клиентов, тестирование сотрудников и тому подобное.

– Но таким образом можно собрать информацию, являющуюся коммерческой тайной. Как руководство может защитить эти данные от утечки?

– Как раз защита документов является одной из самых мощных возможностей серверных продуктов Office. Конечно, это не банальная защита паролем, как в Word. В частности, здесь существует такая вещь, как привилегии. Другими словами, можно задавать разный уровень доступа к документу для различных сотрудников. При открытии документа система сверяет пользователя со своей базой данных и показывает ему только то, что положено. Но самое важное в простоте создания этих разграничений – достаточно сделать пару кликов мышкой в главном меню программы, и всё!

– Есть ли в составе Microsoft Office приложение, позволяющее вести проект на протяжении длительного времени, анализировать расходование ресурсов и грамотно распределять их?

– Есть, называется оно Microsoft Project. Это достаточно мощная среда, интегрирующаяся со всем Office и призванная решать одну задачу – ведение проектов с возможностью распределения ресурсов. Причем ресурсы могут быть человеческие, временные или финансовые. Отметим, что все сотрудники с клиентскими приложениями Project могут быть завязаны на одном сервере и отмечают все этапы выполнения поставленной задачи в общей базе. Таким образом, руководитель проекта может в любой момент посмотреть общую картину выполнения работ, определить, где «не хватает» и направить на этот участок дополнительные силы. Но при этом сотрудники видят только ту часть выполняемых работ, которая определена им по регламенту. Кроме того, что эта система интегрирована со всеми продуктами из пакета MS Office, она также тесно связана и с CRM сервером Microsoft.

– Что представляет собой CRM-система от Microsoft?

– По сути, CRM – это отдельное приложение, доступное как через Internet Explorer, так и через дополнение к Outlook. Установив его, организация значительно увеличивает функциональность системы. Не секрет, что для принятия клиентом решения об использовании предлагаемой услуги или продукта с ним необходимо провести определенное количество встреч. Однако со временем, в том числе и после ухода менеджера, цепочка контактов может быть потеряна. Избежать этого поможет CRM, так как при использовании этой системы все контакты находятся в единой базе, как и история работы с клиентами.

– Получается, что любой менеджер при увольнении не только может унести с собой базу клиентов, но и в состоянии стереть всю информацию на сервере?

– Если первое еще как-то можно представить, то вот второе точно нереально! Во-первых, рядовой сотрудник не сможет удалить данные с сервера, а во-вторых, единожды занесённая информация о клиенте в CRM остается там навсегда. Причем в системе сохраняются не только все контакты, но и история работы с клиентом, и любая другая информация, вводимая менеджером. Кроме того, сотрудник видит только ту часть базы, к которой у него есть доступ, а возможность копирования информации исключается нажатием двух кнопок.

– Но ведь можно вывести данные на печать…

– Конечно, можно. Но функция запрета печати ставит крест на таких попытках. Повторю также, что менеджер имеет доступ только к информации о своих клиентах, поэтому даже при большом желании переписать от руки общую клиентскую базу компании он не сможет.

– Алексей, как давно вы занимаетесь внедрением продуктов Microsoft?

– На рынке мы с 2002 года. В настоящее время являемся одной из четырех челябинских компаний со статусом Microsoft Gold Certified Partner. Он означает, что у нас в компании есть сертифицированные Microsoft специалисты, прошедшие обучение в Microsoft и сдавшие затем экзамены. Кроме того, для получения этого статуса необходимы положительные отзывы от клиентов по реализации конкретных проектов.

– Если у наших читателей возникнет желание узнать более подробно об Office и задать вопросы, например, сотрудникам Microsoft, как это можно сделать?

– 2 ноября совместно с Microsoft мы организуем бесплатный семинар по автоматизации бизнеса, в котором примут участие сотрудники компаний Microsoft и Xerox. Хотелось бы отметить, что это мероприятие является знаковым для нашего города. Причем не только потому, что проводится впервые, но и потому, что подтверждает особое внимание лидеров мирового ИТ-рынка к челябинским бизнесменам и готовность южно-уральских компаний к внедрению новейших информационных технологий. Семинар ориентирован на руководителей компаний и ИТ-служб. Дополнительную информацию можно найти на нашем сайте: www.a-zeon.ru или связаться с куратором семинара Владиславом Гагеным по телефону 72-999-11.