На общем языке

За год и три месяца на Челябинском металлургическом комбинате создана и внедрена система электронного документооборота железнодорожными накладными с ОАО «Российские железные дороги» («РЖД»).

В течение многих лет оформление соответствующей документации для отправки готовой продукции занимало длительное время. Это приводило к продолжительным простоям вагонов и ложилось дополнительным финансовым бременем на наше предприятие. Теперь этот период и соответствующие затраты сведены к минимуму.

«Изначально существовал ряд проблем, который и подтолкнул руководство комбината к созданию системы электронного документооборота нашего предприятия с ОАО «РЖД», – рассказывает директор по информационным технологиям Владимир Лисовенко. – В частности, необходимо было ускорить выполнение приемосдаточных операций на станции «Металлургическая» по вагонам, передаваемым железной дороге для перевозки; ликвидировать ошибки в оформлении перевозочных документов, в том числе по соблюдению плана перевозок; минимизировать простои вагонов, ожидающих оформления железнодорожных накладных после проверки».

На сегодня все поставленные задачи решены.

Внедрение электронного формирования документов начали с его перевода в компьютерную систему. Сейчас работа по оформлению отгрузочных документов начинается с планирования отгрузки на следующие сутки. Эта информация дополняется службой сбыта привязкой к согласованному с «РЖД» плану перевозок. В результате при формировании электронной накладной работнику цеха достаточно набрать номер вагона. А далее система, исходя из этого номера, обращается в базу данных электронных сертификатов, где есть вся информация об отгружаемой продукции, и базу данных сбытовых заказов, из которой выбирается информация о грузополучателе и его перевозочных реквизитах.

Сформированная накладная после электронного подписания в автоматическом режиме отсылается в АСУ «РЖД». На этом был завершен первый этап создания системы. С 1 мая 2007 года так стали работать в плане организации перевозок внутри России, а с 1 ноября прошлого года система была запущена и применительно к экспортным перевозкам.

Дополнительное совершенствование процесса оформления железнодорожных накладных произведено при переходе к централизованной системе печати документов в филиале товарной конторы УЖДТ. Теперь вагоны из цехов комбината направляются на выход, не дожидаясь результатов провески: вес вагонов в автоматическом режиме попадает в электронные железнодорожные накладные и сертификаты качества при провеске вагонов на любых железнодорожных весах при их движении на станцию «Металлургическая».

Данная работа была выполнена к 1 апреля нынешнего года. Вместе с доставкой перевозочных документов в распечатанном виде данный процесс длится до четырех часов. Это тоже простои.

Были опасения, что такой замысел не может быть реализован. Дело в том, что в перевозочных документах должна быть личная подпись бригадира, ответственного за правильность погрузки металла. Чтобы решить эту проблему, в цехах, где формируются электронные накладные, компьютерные системы оснастили считывателями электронных пропусков. Таким образом, личность ответственного определяется достоверно. Кроме того, достигнута договоренность, что в распечатанном документе ставится подпись не бригадира по отгрузке, а приемосдатчика филиала товарной конторы УЖДТ, который подтверждает подлинность электронной подписи лица, ответственного за правильность погрузки.

Благодаря всему этому был решен комплекс задач, направленных на снижение простоев вагонов и соответствующих затрат. Теперь намного четче налажена работа по выполнению плана перевозок, практически исключены ошибки при оформлении документов; гораздо быстрее осуществляется процесс оправки металла потребителям, а это, помимо экономии финансовых средств, способствует тому, что увеличивается пропускная способность путей, благодаря чему легче обеспечить необходимый ритм работы.

В разработке системы были задействованы специалисты служб сбыта, УЖДТ и Службы информационных технологий комбината, а также Южно-Уральской железной дороги ОАО «РЖД». Между прочим, подобной системы взаимоотношений с ОАО «РЖД» пока нет ни на одном предприятии России! А удобства она дает вполне ощутимые во всех отношениях.