Mango Оffice внедрил в Центр Обработки Вызовов (ЦОВ), действующий в режиме реального времени, систему автоматического уведомления о возникновении критических ситуаций при обслуживании телефонных обращений. Новинка значительно расширяет возможности контроля за работой фронт-офиса, снижает утомляемость и ошибки персонала. В итоге повышается качество обслуживания клиентов и укрепляется их лояльность.
Принцип работы новой системы уведомлений заключается в следующем: для групп или отдельных сотрудников руководитель выбирает наиболее важные показатели работы из числа статистик, автоматически подсчитываемых Центром Обработки Вызовов Mango Оffice. Например, это могут быть: текущая длина очереди входящих звонков, максимальное время ожидания ответа, число свободных сотрудников, количество и процент пропущенных вызовов за последний час, уровень загруженности операторов и другие. Для выбранных показателей, которые теперь собраны в компактную «живую сводку», руководитель задает критические значения – «желтую» и «красную» зоны.
Как только какой-либо показатель выходит в одну из критических зон, система автоматически информирует об этом руководителя и сотрудников, входящих в группу, причем руководитель видит все показатели, а рядовой сотрудник – только свои. Предусмотрены два варианта уведомлений: в виде цветовой индикации на экране монитора или по электронной почте. Первый вариант предпочтителен, если руководитель непрерывно контролирует работу подразделения. Электронная почта удобнее при удаленном мониторинге, когда у руководителя есть только смартфон.
Согласно исследованию, проведенному в январе 2014 года компанией «Манго Телеком», около 80% пользователей ЦОВ составляют торговые компании и организации, оказывающие различные услуги населению и бизнесу.
Для них несоблюдение утвержденных нормативов обслуживания входящих звонков означает прямые убытки и репутационные издержки. Это и потеря потенциальных клиентов в связи с пропуском звонков, и сокращение повторных продаж, и снижение лояльности постоянных клиентов, и уменьшение числа положительных рекомендаций из-за недовольства качеством сервиса. Новая система уведомлений при любом числе пользователей ЦОВ Mango Оffice позволяет заметить негативные тенденции, когда они только начинают проявляться, и предотвратить их развитие.
«При большом потоке звонков и постоянно меняющейся ситуации с их обработкой бывает чрезвычайно трудно уследить сразу за множеством показателей, заметить первые тревожные признаки и незамедлительно отреагировать на них. В итоге поле зрения руководителя сужалось до небольшого числа параметров, а остальные, хотя и подсчитывались, но фактически не использовались. Увеличивалось и время реакции на возникающие проблемы. Всё это снижало эффективность применения ЦОВ. Теперь же эти проблемы остались в прошлом», – отметил руководитель Mango Оffice в Челябинске Евгений Покало.
