Как сделать планерку эффективной

Многие сотрудники сегодня считают планерки пережитком прошлого, а сами руководители часто проводят подобное коллективное собрание лишь «для галочки». Между тем именно планерка может существенно увеличить эффективность работы персонала, если проводить ее грамотно. Как правильно сформулировать цели, не затратив при этом много времени, – в материале проекта «Работа».

Неэффективная трата времени – один из главных аргументов, по которым некоторые руководители отказываются от проведения планерки в своем отделе.

«Мне намного проще разъяснить задачи каждому сотруднику в ходе работы, чем тратить час рабочего времени на бессмысленный монолог, – говорит руководитель отдела рекламы Дмитрий Новиков. – Объясню, почему не вижу в этом смысла: во-первых, при обращении к группе людей каждый думает, что его это не касается, а потому многие важные моменты остаются прослушанными, но не услышанными. Во-вторых, по моим наблюдениям, рабочий настрой коллектива после планерки не увеличивается, а, напротив, снижается. Некоторые сотрудники считают, что цель таких собраний – публичное отчитывание каждого за неудачи, что, разумеется, недопустимо, если мы нацелены на эффективность. По этим причинам наша компания отказалась от данного подхода».

Специалисты в области управления персоналом подтверждают, что управлять отдельными кадрами проще, чем группой людей. Однако навык управления группой – одна из основных задач, которую должен ставить перед собой успешный руководитель.

«Эффективная планерка – своего рода искусство, – говорит HR-тренер Максим Левченко. – Аргумент о том, что коллектив не воспринимает информацию в индивидуальном порядке, при этом абсолютно не допустим. Ведь именно получение обратной связи от группы подчиненных и является основной целью руководителя при проведении собраний. Если обратной связи нет, то вы действительно напрасно потеряли время».

Основная задача руководителя – установить диалог, а не монотонно диктовать задачи, отмечают эксперты. При этом время, потраченное на общение с подчиненными, должно составлять не более 40 минут.

«Если планерка длится дольше, то удержать внимание собеседников будет очень непросто, – говорит Максим Левченко. – Говорить коротко и по делу, открыто задавать вопросы и уметь выслушивать критику – основные правила, которым должен научиться каждый руководитель. Важный показатель удачного диалога – сотрудники не боятся публично высказать возражения и опасения. Если руководитель открыт для обратной связи, то общение с коллективом станет по-настоящему эффективным».

Если планерка проводится только потому, что так принято в компании, положительных результатов можно не ждать.

«Собрание, проведенное «для галочки», не только отнимет время, но и негативно скажется на достижении целей, поскольку все формальности учат сотрудников создавать видимость работы, а не добиваться результатов», – отмечает Максим Левченко.

Если же руководитель подходит к данному мероприятию ответственно, то основной целью должен стать четкий план действий сотрудников, который в дальнейшем будет внедрен в работу коллектива.

«Еженедельное проведение планерок позволяет добиться стабильных показателей в работе отдела, а также помогает выявить все проблемы сотрудников на самых ранних этапах, – говорит руководитель отдела продаж Сергей Борисов. – Как говорится, предупрежден – значит, вооружен, и контролировать ситуацию в отделе намного проще, если получать еженедельный отчет от подчиненных и, исходя из этого, корректировать план работы. Моя задача как руководителя – помочь менеджерам найти правильное решение проблемы на самом раннем ее этапе, что-то подсказать, где-то поддержать, а где-то указать на недочеты. Огромный плюс планерок в том, что если кто-то из сотрудников не справляется с работой, весь коллектив учится на его ошибках, а это в разы снижает вероятность того, что другой менеджер попадет в подобную ситуацию».

Сами сотрудники отмечают, что в компаниях, где планерки являются неотъемлемой составляющей корпоративной жизни, уровень мотивации намного выше.

«Планерка – это отличная возможность заявить о своих результатах и новых идеях, – говорит специалист по связям с общественностью Юлия Ермолаева. – И если руководитель заинтересован в развитии своей компании, то он всегда готов выслушать эти идеи и выделить лучшие. Когда твой проект отмечен на планерке при всем коллективе как интересный и значимый, к работе открывается второе дыхание. Ведь намного лучше быть уверенной в том, что ты делаешь что-то важное, что замечает руководитель, чем оставаться в тени, а к концу срока исправлять ошибки, о которых даже не подозреваешь».

Эксперты отмечают, что выделение лучших проектов на планерке также носит обучающий характер для коллектива.

«Лучшие достижения работников, отмеченные на планерке руководителем, становятся показательным примером для всего коллектива, – говорит Максим Левченко. – Во-первых, коллегам есть на что равняться, во-вторых, включается командный азарт. Поэтому именно мотивационный эффект планерок переоценить сложно».

Дисциплина и постоянная готовность к отчетам – еще один существенный плюс, который вносят планерки в «воспитание» персонала.

«Когда каждый сотрудник знает, что еженедельно ему необходимо обосновывать показатели своей работы и регулярно работать над их улучшением, дела компании очень быстро идут в гору, – говорит Сергей Борисов. – Подобные собрания дисциплинируют персонал, позволяют выявлять слабые стороны в работе отдела, не допуская момента, когда исправить ситуацию можно будет лишь радикальным методом увольнения».

«В завершение руководитель должен выяснить, какие вопросы вызывают в коллективе наибольшие трудности и требуют немедленного обсуждения, а также обозначить планы на следующий рабочий период, – резюмирует Максим Левченко. – При таком подходе планерка станет для компании одним из самых эффективных инструментов в решении управленческой задачи, а вовсе не потраченным впустую временем».